Aprende a iniciar y seguir procesos
Al crear un nuevo documento y acceder a su entorno, encontrarás un panel en el lado izquierdo de la pantalla llamado "Procesos". En este panel, podrás ver el historial de procesos realizados en el documento en orden cronológico ascendente.
En la parte superior del panel, verás un botón gris llamado "+ Añadir paso". Este botón estará inactivo hasta que se complete el primer proceso del documento, denominado "Borrador".
Finalización del borrador
El proceso de "Borrador" es el punto de partida de cualquier documento y puede ser de dos tipos:
- Formulario: Si el documento se genera a partir de una plantilla.
- Edición: Si se trata de un documento externo que se incorpora al sistema.
Para completar este primer paso, es necesario hacer clic en el botón verde "Terminar borrador". Esta acción guardará la versión actual del documento y lo hará no editable.
Iniciar un nuevo proceso
Una vez finalizado el borrador, el botón "+ Añadir paso" se activará. Al hacer clic en él, se desplegará un menú en el lado derecho con diversas opciones de procesos que pueden aplicarse al documento. Estos procesos permiten personalizar su flujo de trabajo según las necesidades del usuario.
Los procesos disponibles son:
- Edición
- Negociación
- Validación
- Firma
- Email certificado
Al seleccionar uno de estos procesos, aparecerá un tercer panel en el lado derecho de la pantalla. En la parte superior de este panel, se mostrará una breve descripción del proceso elegido. Justo debajo, se presentará una sección donde podrás seleccionar una Versión Final de procesos anteriores.
Contexto sobre las Versiones Finales
Cada proceso crea una nueva copia del documento, generando una versión específica sobre la cual trabajar. Antes de iniciar un nuevo proceso, se mostrarán todas las versiones finales generadas previamente, para que puedas elegir la más adecuada, aunque por defecto siempre vendrá seleccionada la del último proceso.
Para proceder, selecciona la versión deseada y haz clic en "Seleccionar". Esto iniciará el nuevo proceso sobre la versión elegida.
Consideraciones importantes
- Es imprescindible que cualquier proceso en curso (negociación, validación, firma, email certificado o edición) haya finalizado antes de iniciar uno nuevo.
- Una vez finalizado un proceso, puedes acceder a él en el panel de Procesos para consultar su información.
- En los documentos generados a partir de una plantilla, si no hay ningún proceso en marcha, podrás editar nuevamente el formulario mediante el botón "Editar borrador". Esto agrega la posibilidad de actualizar los metadatos del documento.
Seguimiento del estado del documento
Desde el listado general de documentos, podrás consultar el estado de cada documento y acceder a sus procesos de forma rápida. Esto te permitirá gestionar y hacer seguimiento de manera eficiente en todo momento.
