Controla el estado y los responsables de los procesos que hay en marcha.
La pestaña de tareas del menú principal de la plataforma te permite acceder a una lista de tareas creadas automáticamente y vinculadas a los procesos en los que estás involucrado.
Creación de tareas
Las tareas se crean automáticamente al realizar las siguientes acciones en la plataforma:
- Iniciar un proceso de negociación.
- Iniciar y enviar un proceso de validación.
- Iniciar un proceso de firma.
- Iniciar un proceso de solicitud.
Visualización de tareas
En el listado de tareas, cada usuario puede ver:
- Tareas de procesos que ha creado.
- Tareas que tiene asignadas (ya sea por uno mismo o asignadas por otro).
- Tareas de procesos de validación asignadas a un grupo de validación al que pertenece.
- Tareas de procesos de solicitud asignadas a un grupo de solicitud al que pertenece.
- Tareas de procesos de los que es seguidor.
Ten en cuenta que, si un usuario tiene una tarea asignada, pero este no es creador ni seguidor del proceso de la misma, dejará de ver la tarea en cuanto deje de tenerla asignada.
Esto puede suceder si la tarea se reasigna manualmente a otro usuario, o en casos en los que se hace automáticamente (por ejemplo, en un proceso de validación en el que se solicitan cambios a otra persona).
Asignación de tareas
Las tareas son asignadas en función del tipo de proceso al que está asociada:
- Negociación: la tarea se asignará automáticamente al creador del proceso y se reasignará a la otra parte al enviarle el documento para negociar.
- Validación: la tarea se asignará automáticamente al validador indicado en el proceso. Si se selecciona un grupo de validadores, uno de ellos deberá asignarse la tarea manualmente.
- Firma: la tarea se asignará automáticamente a los firmantes.
- Solicitud: la tarea se asignará automáticamente al responsable indicado en la configuración del formulario de solicitud. Si se seleccionan varias personas o un grupo de solicitud, uno de los usuarios deberá asignarse la tarea manualmente.
Si deseas desasignar o reasignar una tarea, puedes hacerlo utilizando los tres puntos que encontrarás en su extremo derecho:
Realización de tareas
Para llevar a cabo una tarea, basta con hacer clic encima del nombre del documento al que está asociada la tarea y realizar la acción requerida para continuar o finalizar el proceso.
Por ejemplo, si se trata de una tarea de validación, deberás acceder al proceso haciendo clic en el nombre del documento y podrías:
- Aprobar la validación (el proceso y la tarea finalizarán).
- Solicitar cambios (el proceso continuará y la tarea se reasignará).
- Cancelar la validación (el proceso y la tarea finalizarán).
Ten en cuenta que, aunque finalizar o cancelar el proceso también finalizará la tarea, esta seguirá formando parte del listado de tareas (como tareas completadas).
Filtrado de tareas
Puedes filtrar las tareas por nombre desde el buscador que se encuentra en la parte superior izquierda del listado de tareas.
Haciendo clic en los botones del lado del buscador, también podrás filtrarlas por:
- Tipo (todas o según el tipo de proceso al que corresponde).
- Estatus (todas, sin finalizar o completadas).
- Asignación (todas, a asignar, asignadas a ti o asignadas a otros).
Y ordenarlas según:
- Fecha de creación (ascendiente o descendiente).
- Fecha de vencimiento (ascendiente o descendiente).
