Vincula tus documentos de Bigle y Google Drive importándolos o exportándolos desde la Bigle CLM para sincronizar los cambios y poder trabajar en ellos de forma externa, mientras mantienes la trazabilidad
Bigle CLM es compatible con Google Drive y te ofrece la posibilidad de sincronizar tus documentos de Google con la plataforma de Bigle y viceversa, facilitando el acceso a los mismos, importándolos o exportándolos de forma sencilla y guardando el seguimiento de los cambios en la plataforma.
Esta sincronización de documentos entre Bigle y Google Drive te permite enlazar tus documentos con este proveedor y está disponible en los siguientes pasos del ciclo de vida del documento que realices en Bigle CLM: edición, negociación y validación.
En cualquiera de estos tres pasos del ciclo de vida de un documento, clica en el icono de Google Drive situado en la parte superior derecha de la plataforma.
Al hacer clic sobre este, se te desplegará una pestaña con dos opciones:
- Importar desde Google Drive y vincular: permite reemplazar el documento actual de Bigle por el documento de Google Docs seleccionado.
- Exportar a Google Drive y vincular: permite exportar el documento actual de Bigle y reemplazar el documento de Google Docs seleccionado.
Recomendación: mantén el control de cambios activado. Los comentarios y los cambios realizados con el control de cambios activado se verán reflejados cuando importes o exportes el documento, tanto en Bigle como en Google Drive.
La vinculación se realiza por pasos: aunque vincules el documento entre ambos sistemas en un paso, una vez pases al siguiente paso, esta se termina y deberás realizar la vinculación otra vez. Por ejemplo: al vincular el documento en el paso de edición, se vincula una vez, pero se desvincula al iniciar un paso de validación, donde deberás realizar una nueva vinculación si deseas vincular los documentos.
Cómo importar un documento desde Google Drive
Una vez iniciado un paso de edición, negociación o validación, clica en el icono de Google Drive situado en la parte superior derecha de la plataforma. A continuación, selecciona la opción “Importar desde Google Drive y vincular”.
Se abrirá una ventana en la que podrás seleccionar tu cuenta de Google Drive con la que quieras realizar la acción y se te mostrará la ventana de Google Drive, en la que podrás navegar para seleccionar el documento que quieras importar en Bigle. Navega por las carpetas de tu Drive, selecciona el documento deseado y clica en “Select”.
El documento se cargará en tu plataforma de Bigle, sustituyendo el documento existente previamente. En el desplegable de la derecha, el documento cargado mostrará tanto los comentarios existentes en el mismo como todos los cambios que hayan sido realizados con el control de cambios activado.
Clica en la pestaña “Actividad” del panel lateral derecho para acceder al registro de la trazabilidad del documento, donde se verá reflejada, entre otros pasos realizados sobre el documento, la vinculación con Google Drive.
Cómo exportar un documento a Google Drive
Una vez iniciado un paso de edición, negociación o validación, clica en el icono de Google Drive situado en la parte superior derecha de la plataforma. A continuación, selecciona la opción “Exportar a Google Drive y vincular”.
Se abrirá una ventana en la que podrás seleccionar tu cuenta de Google Drive con la que quieras realizar la acción y se mostrará la ventana de Google Drive, en la que podrás navegar para seleccionar el documento que quieras sobreescribir en Google Drive. Navega por las carpetas de tu Drive, selecciona el documento deseado y clica en “Select”.
El documento se cargará en tu cuenta de Google Drive, sustituyendo el documento existente previamente.
Opciones de vinculación adicionales
Una vez vinculado el documento, al clicar en el icono de Google Drive, presente en la parte superior derecha del entorno de trabajo de Bigle, se te mostrarán cuatro opciones de vinculación adicionales:
- Abrir el documento en Google Drive: te permite abrir una nueva pestaña en la que podrás visualizar el documento en Google Drive.
- Cargar la versión guardada en Google Drive: te permite actualizar el documento existente en Bigle con los últimos cambios que se hayan realizado en el documento en Google Drive. Cierra tu documento en Google Drive antes de seleccionar esta opción, para asegurar que los cambios en el mismo se guarden.
- Guardar esta versión en Google Drive: te permite actualizar el documento existente en Google Drive con los últimos cambios que se hayan realizado en el documento en Bigle. Es importante que pulses en el botón de “Guardar” en Bigle, antes de seleccionar esta opción, para que los cambios se guarden.
- Eliminar vinculación de documento de Google Drive: elimina la vinculación del documento con Google Drive.
⚠️ ¡Importante! Una vez realizada la vinculación del documento entre Bigle y Google Drive, los cambios que se realicen sobre el documento en cualquiera de los dos sistemas no se sincronizarán automáticamente en ambos sistemas a la vez.
- Debes seleccionar la opción “Cargar la versión guardada en Google Drive” para que los cambios realizados en el documento en Google Drive se actualicen en tu documento existente en Bigle.
- Debes guardar los cambios en Bigle y seleccionar la opción “Guardar esta versión en Google Drive” para que los cambios realizados en el documento en Bigle se actualicen en tu documento existente en Google Drive.
⚠️ ¡Importante! Recomendamos trabajar los documentos o bien en Bigle o bien en Google Drive, para que no existan errores de sincronización, ya que realizar cambios en ambos sistemas al mismo tiempo crea versiones diferentes del documento, lo que lleva a un problema de sincronización y los cambios realizados en uno de los dos sistemas podrían perderse.