Preconfigura los pasos del ciclo de vida de los contratos y documentos para asegurar el ‘compliance’ y evitar errores manuales
Los workflows o flujos de trabajo de Bigle son configuraciones de pasos personalizables que sirven para especificar qué pasos deben seguir los usuarios en su trabajo durante el ciclo de vida de los contratos y documentos. Los workflows suponen un método de estandarización de procesos con el que predefinir los pasos del trabajo sobre los contratos, evitar errores y asegurar que los documentos pasan por un conjunto de pasos preestablecidos.
En este artículo encontrarás:
- El entorno de trabajo de los ‘workflows’ o flujos de trabajo
- Cómo crear y configurar un ‘workflow’
- Cómo ejecutar los ‘workflows’
El entorno de trabajo de los ‘workflows’ o flujos de trabajo
Panel de control de los ‘workflows’
Accede al módulo “Administrar” del menú superior de la plataforma y selecciona la pestaña “Workflows” para acceder al panel de los workflows o flujos de trabajo. En este panel encontrarás todos tus flujos de trabajo ordenados alfabéticamente por su nombre, junto con una descripción de los mismos, su tipología y estado.
- Este mismo panel dispone de un buscador y del botón “Crear workflow” desde el que podrás crearlos desde cero.
- Clicando sobre los tres puntos a la derecha de cada workflow tendrás la posibilidad de eliminarlo.
Vista de configuración de los ‘workflows’
Clica encima de uno de los workflows para acceder al mismo.
A. La siguiente ventana te mostrará la pestaña “Detalles” del workflow que hayas escogido. Desde esta pestaña podrás editar el orden en el que deseas que aparezcan los pasos del workflow, clicando sobre los seis puntos al costado de cada paso y arrastrándolo.
- Si clicas sobre los tres puntos a la derecha de cada paso, podrás editarlo o eliminarlo.
- Desde “Añadir paso”, podrás añadir nuevos pasos al workflow.
Esta pestaña te muestra la configuración del workflow, desde donde podrás editar si está activo o no, su información como nombre y descripción, a qué tipo de documentos se aplica (internos o externos) y a qué plantillas de documentos quieres asignar el workflow.
Cómo crear y configurar un ‘workflow’
Cómo crear un ‘workflow’
Desde el módulo “Administrar” del menú superior, selecciona la opción de “Workflow” para acceder al panel de visualización de los workflow.
Selecciona “Nuevo Workflow” para añadir un flujo de trabajo.
En el siguiente paso podrás detallar el nombre y la descripción del workflow, además de establecer si este aplicará a documentos internos o documentos externos.
- El primer paso de los workflow para documentos internos siempre será el paso “Formulario”.
- El primer paso de los workflow para documentos externos siempre será el paso “Edición”.
La opción de aplicar el workflow para documentos internos o externos será editable a posteriori, desde los ajustes de cada flujo de trabajo.
Tras establecer a qué tipo de documento aplicará este workflow, haz clic en “Confirmar”.
En la siguiente ventana, se te mostrará la pestaña de “Detalles” del workflow. Haz clic en “Añadir paso” para introducir un nuevo paso en el workflow.
Qué pasos se pueden añadir a un ‘workflow’
Un workflow permite añadir múltiples pasos en el orden deseado, de entre cinco tipologías de pasos: Edición, Negociación, Validación, Firma y Email certificado. Dichos pasos se pueden añadir más de una vez en un mismo ‘workflow’. Al pasar el ratón por encima del interrogante ubicado en cada una de las opciones, se te mostrará una breve descripción de cada uno de los pasos. Selecciona el paso deseado y clica en “Continuar” para pasar a configurarlo y poder añadirlo al workflow.
El proceso de Edición se centra en modificar el contenido del contrato. Al seleccionarlo, recibirás el mensaje de que no se requiere configuración adicional para este paso.
Establecer un paso de negociación en un workflow te ayudará a preestablecer distintos parámetros de la misma:
- Nombre y apellidos de la contraparte de la negociación.
- Correo electrónico de la contraparte de la negociación.
- Programar recordatorios automáticos cada un número concreto de días, para recordar a la contraparte que debe llevar a cabo la negociación.
- Tipo de negociación: escoge si la contraparte debe usar el editor integrado en la plataforma o una edición externa a la plataforma.
- Opción de “Paso omitible”: activa esta opción si deseas que el paso no sea obligatorio en el flujo de trabajo.
- Si activas esta opción, por defecto, el paso será omitible en todo momento. Sin embargo, si estableces un número de días en la opción “Prevenir omisión durante X días”, el paso solamente podrá omitirse una vez transcurrida la cantidad de días seleccionada.
- Asunto y texto del email que recibirá la contraparte de la negociación.
Añadir un paso de validación al workflow te permitirá ajustar distintos parámetros y notificaciones:
- Fijar si los validadores serán grupos o personas.
- Establecer colaboradores adicionales.
- Programar recordatorios automáticos cada un número de días concreto que escojas, para recordar a los validadores que deben llevar a cabo la validación.
- Opción de “Paso omisible”: activa esta opción si deseas que el paso no sea obligatorio en el flujo de trabajo.
- Si activas esta opción, por defecto, el paso será omisible en todo momento. Sin embargo, si estableces un número de días en la opción “Prevenir omisión durante X días”, el paso solamente podrá omitirse una vez transcurrida la cantidad de días seleccionada.
- Asunto y texto del email que recibirá el responsable de la negociación.
Añadir un paso de firma al workflow te permitirá ajustar distintos parámetros y notificaciones:
- Tipo de firma: one-click o biométrica.
- Idioma utilizado en las notificaciones.
- Tipo de entrega del correo electrónico: secuencial o paralela.
- Podrás detallar los destinatarios durante el proceso de ejecución del workflow.
- Opción de “Paso omisible”: activa esta opción si deseas que el paso no sea obligatorio en el flujo de trabajo.
- Si activas esta opción, por defecto, el paso será omisible en todo momento. Sin embargo, si estableces un número de días en la opción “Prevenir omisión durante X días”, el paso solamente podrá omitirse una vez pasada la cantidad de días seleccionada.
- Asunto y texto del email que recibirá el firmante.
Añadir un paso de email certificado al workflow te permitirá ajustar distintos parámetros y notificaciones:
- Nombre y apellidos del destinatario del email.
- Correo electrónico del destinatario del email.
- Opción de “Paso omisible”: activa esta opción si deseas que el paso no sea obligatorio en el flujo de trabajo.
- Si activas esta opción, por defecto, el paso será omisible en todo momento. Sin embargo, si estableces un número de días en la opción “Prevenir omisión durante X días”, el paso solamente podrá omitirse una vez pasada la cantidad de días seleccionada.
- Asunto y texto del email.
Observaciones adicionales
Se pueden añadir tantos pasos como se deseen a un workflow.
Rellenar la configuración de los pasos del workflow es opcional. Por lo que puedes mantener pasos, pero que la información esté predefinida parcialmente, por si esa información fuera previsible que se disponga en un momento posterior.
Cómo ejecutar los ‘workflows’
Para iniciar un workflow, el usuario deberá iniciar un proceso de nuevo documento. El usuario podrá seleccionar el workflow dependiendo de su tipología:
A. En el caso de tratarse de un workflow para documentos internos, la selección del workflow aparecerá disponible a la hora de crear un documento interno o documento a base de plantilla:
Una vez iniciado el proceso del documento con un workflow seleccionado, los pasos definidos en el mismo aparecerán en el panel lateral izquierdo.
Al clicar en “Añadir paso”, únicamente aparecerá disponible el siguiente paso predefinido por el workflow, a no ser que el usuario cuente con los permisos habilitados para poder omitirlo.
- Si un usuario omite un paso, aparecerá como "paso omitido" en el futuro.
- Si un usuario cancela un paso, la plataforma lanza un aviso de que el workflow será interrumpido:
Si clicas en “Confirmar”, el paso se cancelará y aparecerá en rojo en el panel superior izquierdo. El siguiente paso a completar seguirá siendo el preestablecido por el workflow.
- Si se modifica la configuración de un workflow antes de que el usuario final lo complete, únicamente se verá modificado en los pasos que le queden por completar, no en los que ya haya realizado.
Si se intentan añadir nuevos pasos una vez el workflow esté terminado, por defecto este no lo permitirá y aparecerá el mensaje "Workflow completado", en el panel superior izquierdo.
Información sobre permisos de edición y configuración de workflow
El trabajo con workflow o flujos de trabajo está disponible para todos los usuarios de la plataforma. Sin embargo, la creación y configuración de los workflow está reservada para perfiles de administrador, así como para perfiles personalizados con permisos de edición de workflow. Contacta con un administrador o con el equipo de soporte de Bigle en soporte@biglelegal.com para gestionar estos permisos.
- Los usuarios con perfil de administrador o con permisos para “sobreescribir workflows” tienen la potestad de sobreescribir y modificar la información preconfigurada de un paso dentro de un workflow concreto.
- Si tu rol te permite interrumpir un workflow, por ejemplo, añadiendo un paso que no se corresponde al workflow, te saldrá un aviso antes de que lo hagas:
