Existe la posibilidad de conectar un formulario con una web externa, para poder acceder a él sin necesidad de estar en la plataforma de Bigle Legal.
El formulario en cuestión deberá tener su propio enlace o URL para que podamos insertarlo en la web y, de este modo, crear un vínculo entre ambos.
Es la opción WEBLINK la que nos permite generar la URL del formulario y colocarla en un sitio web -como su propio nombre indica (“enlace web”)-.
Esta poderosa herramienta nos ofrece una gran variedad de ventajas, entre ellas:
- Generar documentos desde una web propia, enlazándole plantillas automatizadas.
- Minimizar la información necesaria a intercambiar entre las dos partes a través de un proceso ágil y dinámico.
- La posibilidad de descargar y guardar una copia del documento entero de forma rápida y sencilla por parte de usuarios externos.
- Agrupar todas las solicitudes en una misma carpeta.
Con esto lograremos, por ejemplo, automatizar solicitudes de clientes, crear formularios en línea o canalizar procesos de adquisiciones. ¡Las posibilidades son infinitas!
Para contratar este servicio, ponte en contacto con nosotros desde el apartado WEBLINK, que se encuentra en la sección de ajustes del espacio de creación de plantillas.
Una vez contratado el módulo WEBLINK, ¿cómo se genera la URL del formulario?
Cuando tengamos la plantilla creada, deberemos:
1. Ir al apartado WEBLINK, en la sección de ajustes, y hacer clic en "habilitar".
2. Configurar el enlace:
- Asignar un responsable al que serán asignados todos los documentos generados con el WEBLINK.
- Seleccionar las opciones que van a estar permitidas en el formulario en línea: finalizarlo y/o descargarlo en distintos formatos.
- Elegir una carpeta de destino para almacenar todos los documentos que se generarán a partir del formulario.
- Marcar la opción de recibir notificaciones si queremos que el responsable esté al tanto de las finalizaciones del formulario. No marcar esta opción no afectará a las notificaciones sobre incidencias, las cuales serán informadas al responsable a través del correo electrónico.
- Seleccionar los usuarios a notificar (además del responsable) cada vez que el formulario sea finalizado.
- Establecer las preferencias de visibilidad para cada bloque. La opción "no visible" hará que los usuarios que accedan al formulario a través de la URL no vean el bloque en cuestión.
- Introducir una URL de redireccionamiento. Se usará para redireccionar los usuarios a otro sitio web (por ejemplo, el corporativo) en caso de no disponer de suficientes créditos. También servirá en caso de que alguien acceda al enlace si este ya ha expirado o si el módulo WEBLINK está deshabilitado.
3. Guardar la configuración para que se genere el enlace.
4. ¡Ya tenemos el enlace disponible para copiarlo y posicionarlo en nuestra web!
Cada vez que un usuario externo pulse el enlace, se creará un nuevo formulario para ser contestado (esta acción hará que se gaste un crédito), con su propia URL. Por defecto, la URL del formulario expirará en 30 días. Si necesitas modificar el plazo, ponte en contacto con nosotros y lo gestionaremos.
Además de tener la opción "Finalizar" para enviar el formulario, el usuario puede descargar el documento generado en formato Word o PDF.
Si el usuario se queda a medias rellenando el formulario, puede guardarlo mediante un enlace que será enviado a su correo electrónico. Cuando decida continuar, al no tener que acceder al WEBLINK, no se gastará otro crédito.
Por lo contrario, si el usuario cierra el formulario antes de finalizar y sin haberlo guardado, tendrá que ser el responsable quien recupere el documento en la carpeta previamente designada para ello (en la trazabilidad del documento), para poder facilitárselo de nuevo.