Envía a firmar documentos con la firma electrónica, segura, legal y vinculante de Bigle Legal.
Nuestra firma electrónica:
- Es legal y segura, y cumple con las regulaciones de la Unión Europea (Reglamento (UE) No. 910/2014 “EIDAS”), de Estados Unidos de América (ESIGN Act) y otros países del mundo.
- Es rastreable, ya que los datos se guardan de forma segura y si se realizan modificaciones o surge alguna disputa, se pueden detectar fácilmente.
- Toda la información está encriptada y solo pueden acceder a ella los usuarios con los permisos adecuados.
Tipos de firma
1. Firma electrónica biométrica
La firma electrónica biométrica almacena datos únicos del firmante, como la presión utilizada en el dispositivo, la aceleración del trazo y la velocidad de la firma (todo adjunto a la firma realizada).
- Este tipo de firma se recomienda para casos avanzados que requieren un alto nivel de confianza y control. A través de la biometría se puede identificar al firmante.
2. Firma one-click
La firma electrónica en un clic ofrece una forma mucho más rápida y sencilla de firmar. Los usuarios pueden firmar documentos con un solo clic, eliminando la necesidad de colocar la caja de firma en el documento y la realización de la rúbrica, pero manteniendo la misma validez legal.
- Su proceso es lo suficientemente rápido e intuitivo como para firmar documentos sobre la marcha, por ejemplo; términos y condiciones, políticas de privacidad, presupuestos o propuestas de servicios.
Cómo llevar a cabo el proceso de firma
Antes de empezar, para poder iniciar el proceso de firma, asegúrate de que no haya ningún otro proceso en marcha.
1. Inicia el proceso de firma. Puedes hacerlo de dos formas distintas:
A) Entrando en el documento a firmar, dirigiéndote al apartado Firma del menú lateral izquierdo y haciendo clic en Iniciar nuevo proceso.
B) Con el acceso directo a la firma que se encuentra en la pestaña de Documentos, haciendo clic en Crear documento y eligiendo la acción rápida Nuevo proceso de firma, podrás iniciar directamente un proceso de firma, subiendo un documento externo.
Al iniciar el proceso de firma, se creará automáticamente una tarea asignada al creador del mismo. Aprende más sobre las tareas en este artículo.
2. Una vez iniciado el proceso, selecciona el tipo de firma: one-click o biométrica.
Después de este paso, si el documento tiene varias versiones (ya sea porque tenemos varias versiones del formulario, o como resultado de haber llevado a cabo distintos procesos de negociación o validación), podrás elegir qué versión quieres enviar a firmar.
3. Añade los firmantes, junto con sus datos (nombre, apellidos y correo electrónico).
Aprende en este artículo a hacer que los datos de cada firmante se autocompleten gracias a la información introducida en el formulario del documento.
- A continuación, solamente si has elegido la firma biométrica (ya que con la firma one-click no se firma con rúbrica), deberás situar cada caja de firma en el documento. Para ello, haz clic en Situar la firma, arrastra la caja y presiona el icono de chincheta para fijarla (puedes volverlo a presionar para modificar su posición).
También es posible utilizar etiquetas en la plantilla para que las cajas de firma se posicionen automáticamente en el documento. Te explicamos cómo hacerlo en este artículo.
Como puedes ver en la imagen anterior, en el caso de querer que una misma persona firme en varios lugares del documento, puedes añadir tantas cajas de firma como sean necesarias utilizando el botón Agregar otra firma. Si deseas añadir más firmantes, haz clic en Añadir firmante y repite el proceso.
Cuando hayas terminado, haz clic en Enviar a firmar.
4. En la siguiente parte del proceso, podrás editar el asunto y el texto del correo electrónico que recibirá cada uno de los firmantes.
En la parte inferior derecha de la página, encima del botón Enviar a firmar, puedes consultar cuántas firmas requiere este proceso y cuántas firmas tienes disponibles (en caso de que no dispongas de un plan con firmas ilimitadas).
Cuando esté todo listo, haz clic en Enviar a firmar. Todos los firmantes recibirán el correo electrónico con un enlace al documento desde el cuál podrán aceptar las condiciones y firmar.
Visualización de la información del proceso de firma
Una vez el documento ha sido enviado a firmar, accederás a una pantalla con toda la información relativa al proceso:
- El estado de la firma, los datos de los firmantes y la posibilidad de enviar un recordatorio de firma:
- Podrás descargar el documento en este mismo apartado, cuando todas las partes hayan firmado:
- Aquí se muestra la copia del correo electrónico que han recibido las partes:
- El histórico de eventos, en el que quedarán registradas todas las acciones: fecha y hora en las que se ha enviado el documento, ha sido entregado, ha sido abierto, se han aceptado las condiciones y ha sido firmado por cada parte:
Opciones de los procesos de firma
Para acceder a los procesos de firma de un documento, ver sus estados y fechas de creación y modificación, selecciona el documento y haz clic en Firma, en el panel lateral izquierdo.
Los procesos se ordenan según la fecha de creación, de forma que los creados más recientemente aparecerán al principio de la lista.
Opciones:
- Si haces clic en el proceso, accederás a su información completa.
- La columna Estados indica en qué punto se encuentra el proceso de firma:
Estados en curso del proceso de firma:
- Pendiente: el documento aún no ha sido enviado a firmar. Cuando el proceso se encuentra en este estado, aún puedes eliminarlo sin necesidad de que los firmantes sean notificados. Para hacerlo, a través de los tres puntos que se muestran en la parte derecha, haz clic en “Eliminar”.
- Enviado a firmar: el documento se ha enviado a firmar a todas las partes. En el caso de no querer continuar con el proceso, puedes cancelarlo. Para hacerlo, selecciona los tres puntos de la parte derecha y haz clic en “Cancelar”. Quedará constancia de que el proceso fue iniciado y cancelado, y todos los firmantes serán informados por correo electrónico.
Estados finalizados del proceso de firma:
- Cancelado: has cancelado el proceso después de que el documento se haya enviado a firmar. Los firmantes han recibido un correo electrónico informando de la cancelación.
- Firmado: el proceso de firma se ha completado con éxito por parte de todos los firmantes.
- Rechazado: el proceso de firma ha terminado porque alguna de las partes ha rechazado firmar el documento.
Si quieres iniciar un nuevo proceso de firma para este documento, haz clic en “Iniciar nuevo proceso”. Dado que solamente debe haber un proceso de firma activo, asegúrate de que los otros procesos ya han finalizado y cancela los que estén en curso.
Puedes ver el estado del proceso más reciente de un documento de forma rápida desde la pestaña de Documentos, en la columna “Firma”:
En este caso, el estado de la firma es un botón con acceso directo a la pantalla de información del proceso de firma en cuestión.