Comparte el formulario con terceros para que ellos mismos rellenen la información necesaria
Gracias a esta funcionalidad, podemos compartir los formularios de manera que las personas involucradas en un documento puedan rellenar las distintas partes de manera independiente.
Esta opción de compartir, se hace a través de un enlace que personalizamos previamente para que nuestros "colaboradores" reciban solo las partes que nos interesa que respondan.
Para ello, vamos a seguir los siguientes pasos:
- Entramos en el documento.
- Hacemos clic sobre el botón de compartir (que se encuentra en el menú lateral derecho).
- Personalizamos este enlace eligiendo la visibilidad de cada bloque (editable, visible, oculto).
- Hacemos clic sobre el botón de generar enlace o enviar enlace.
- Copiamos el enlace para poder mandarlo a su destinatario o escribimos el email del destinatario.
- Repetimos los mismos pasos para crear tantos enlaces distintos como sean necesarios.
Vamos a ver en detalle las distintas partes del panel que nos aparece cuando le damos a compartir para entender su funcionamiento:
1. Columna de la izquierda
Podemos ver como texto principal el título del bloque. Justo debajo de cada título, se nos indica la opción que tengamos elegida en las opciones de la derecha.
2. Parte de la derecha
Es donde seleccionamos la configuración de los bloques para ser compartidos. Tenemos 3 opciones a elegir:
Bloque editable: El receptor podrá ver y responder a las preguntas del bloque.
Bloque visible: El receptor podrá ver el bloque a modo consulta pero no cambiar datos.
Bloque oculto: Este bloque no aparecerá cuando compartamos el formulario.
3. Enviar enlace por correo electrónico
Una vez hayamos seleccionado la configuración de cada bloque, podemos enviarlo directamente mediante correo electrónico.
Escribiremos la dirección de correo electrónico de la persona que queremos que reciba el formulario y se le enviará un correo electrónico automático que le dará acceso.
4. Generar enlace.
Otra forma de compartir el formulario es, una vez hemos terminado la configuración de cada bloque, se pulsa el botón de generar enlace y aparecerá el enlace para compartir.
Una vez que haya pulsado el botón, este cambiará su apariencia para que se pueda copiar el enlace generado.
Este enlace está personalizado en base a la selección realizada, si queremos cambiar la configuración debemos repetir este proceso y generar un nuevo enlace.
5. Resultado
Como resultado de la configuración el panel obtendría un aspecto como este, donde el primer bloque sería editable, el segundo visible y el tercero y cuarto estarían ocultos.
Dada la configuración anterior, así vería el formulario el receptor de este enlace:
Vista del primer Bloque (editable)
Vista del segundo Bloque (visible pero no editable)
Cuando la persona que recibe el formulario, lo complete y finalice, nos llegará una notificación vía email indicándonos la finalización de este.