Comparte tus formularios con terceros para que ellos mismos rellenen la información necesaria
Gracias a esta funcionalidad, puedes compartir los formularios de manera que las personas involucradas en un documento puedan rellenar las distintas partes del mismo de manera independiente.
Esta acción de compartir el formulario se realiza a través de un enlace que podrás personalizar antes de su envío. Podrás enviar tantos enlaces como desees a los destinatarios que quieras, que tendrán el tipo de acceso que les proporciones a cada una de las partes del formulario.
Cómo compartir un formulario
Para compartir un formulario, sigue los siguientes pasos:
Al clicar en “Compartir”, se desplegará un panel lateral derecho con la siguiente información:
1. Enviar o generar enlace
- Si seleccionas “Enviar enlace”, podrás escribir el correo electrónico de la persona a la que desees enviar el enlace y se le remitirá directamente.
- Si seleccionas “Generar enlace”, se generará el enlace para que puedas compartir el formulario por el canal de tu preferencia.
2. Bloques y su visibilidad
- A la izquierda, verás los distintos bloques que componen el formulario.
- A la derecha, podrás seleccionar la visibilidad que deseas dar a cada bloque: si se mostrarán editables, visibles para su consulta u ocultos para el destinatario.
3. Opciones avanzadas
Clica en “Opciones avanzadas” para personalizar:
- Idioma: selecciona el idioma en el que deseas que el destinatario reciba el formulario y las notificaciones de la plataforma. Si no seleccionas ninguno, se utilizará por defecto el idioma automático que tenga establecido el destinatario en su navegador. También puedes utilizar el desplegable para seleccionar el inglés, español, francés o italiano.
- Texto adicional: proporciona un mensaje junto al formulario que recibirá el destinatario, como un texto de ayuda, instrucciones o el mensaje de tu preferencia.
Cómo completar el formulario una vez recibido el enlace
Para completar el formulario, el destinatario deberá acceder al mismo bien a través del correo electrónico o el enlace que haya recibido. Una vez dentro, podrá acceder a los distintos bloques en función de la visibilidad que le haya otorgado el remitente, de modo que podrá editarlos, visualizarlos o los tendrá ocultos.
→ En este ejemplo, el destinatario puede completar sus datos en este primer bloque que ha sido marcado como editable, rellenando los campos de texto del formulario. Arriba a la derecha se le muestra la información adicional facilitada por el remitente.
Si hace clic en “Siguiente”, pasará al próximo bloque.
→ En este ejemplo, el segundo bloque aparece visible para el destinatario pero no puede editar los campos. Una vez haya terminado de visualizar la información, deberá clicar en “Finalizar” para enviar la información al remitente.
Cuando el destinatario del formulario lo complete y finalice, al remitente le llegará una notificación vía email indicando la finalización de este.