Automatiza la creación de documentos a gran escala.
La creación masiva de documentos es una función esencial que permite generar múltiples documentos de manera eficiente y automatizada a partir de un solo archivo XLS, XLSX o CSV.
En este artículo, te guiaremos a través del proceso de preparación del archivo de origen y la creación de documentos de forma masiva utilizando Bigle Legal.
Preparación del archivo de origen
El archivo de origen es la base fundamental para la creación masiva de documentos. Se trata de un archivo en formato XLS, XLSX o CSV, creado con herramientas como Microsoft Excel o Google Sheets, y con etiquetas que lo enlazan a una plantilla de Bigle Legal.
Este archivo debe contener la información necesaria para generar múltiples documentos de manera automatizada y eficiente. En él, se incluirán:
- El nombre de cada documento a generar.
- Las etiquetas de los campos que se utilizarán para personalizar los documentos.
- Los datos que corresponden a las respuestas de los campos.
La preparación adecuada de este archivo es esencial para garantizar una correspondencia precisa entre los datos y los campos de la plantilla. A continuación, te indicamos los pasos para prepararlo:
1. Selecciona la plantilla de Bigle Legal de referencia: Elige la plantilla de Bigle Legal que deseas utilizar para crear tus documentos. Deberás tenerla a mano para consultar sus campos y etiquetas al crear tu archivo de origen.
Este es el formulario de la plantilla que utilizaremos como ejemplo:
2. Añade el nombre de los documentos: En el archivo de origen, utiliza una sola columna para escribir el nombre de cada uno de los documentos a generar. En el siguiente ejemplo, “Nombre del documento” es el título de la columna y vamos a crear cinco documentos llamados “NDA - TecnoSoluciones”, “NDA - InnovEmpres”, etc.
3. Inserta las etiquetas de los campos: En el resto de columnas, coloca el texto de las etiquetas de cada campo de la plantilla (no incluyas las llaves de las etiquetas, “{}”). Esto asegurará que los datos se coloquen correctamente en los documentos creados.
4. Introduce las respuestas de cada campo: Cada una de las columnas debe rellenarse con la respuesta de ese campo relacionada con el documento de su fila.
- En el caso de los campos de opción, no deberás introducir la respuesta, sino la etiqueta de la opción correspondiente, como puedes ver en la siguiente imagen:
5. Guarda el archivo: Cuando hayas introducido todos los datos, guarda y exporta el archivo en formato XLS, XLSX o CSV.
Creación masiva de documentos
Una vez que hayas preparado tu archivo de origen, accede a Bigle Legal para empezar la creación masiva de documentos.
Dirígete al apartado de “Documentos” del menú principal de la plataforma y haz clic en "Crear documento":
Luego, selecciona la opción “Creación masiva de documentos”:
A continuación, rellena toda la información necesaria para la generación de los documentos:
- Seleccionar plantilla: Elige la plantilla que hayas utilizado como referencia para crear tu archivo de origen.
- Carga un fichero: Sube tu archivo de origen previamente preparado.
- Nombre del documento: Selecciona la columna que contiene los nombres de los documentos en tu archivo.
- Carpeta de destino: Elige una carpeta de destino. Esta es la ubicación donde se almacenarán los nuevos documentos.
- Finalmente, haz clic en “Confirmar”.
Cuando los documentos terminen de generarse, podrás acceder a todos ellos desde la carpeta de destino que hayas seleccionado:
En definitiva, con la función de creación masiva de documentos de Bigle Legal, podrás agilizar y simplificar significativamente el proceso de generación de documentos en tu flujo de trabajo de gestión de contratos. Esperamos que este artículo te haya ayudado a comprender cómo aprovechar al máximo esta potente funcionalidad de la plataforma.