Aprende a agrupar los miembros de tu espacio de trabajo, según las funciones que desempeñará cada agrupación de personas y los permisos que tendrán.
En Bigle Legal, existen varios tipos de grupos:
- Grupos de permisos: para determinar a qué tendrán acceso y a qué no tendrán acceso sus miembros. Por ejemplo, puedes crear grupos por departamentos, por áreas de trabajo, por geografía o por equipos.
- Grupos de validación: para agrupar personas capacitadas para aprobar y validar documentos (descubre más sobre el proceso de validación en este artículo).
- Grupos de solicitud: para agrupar usuarios que atenderán solicitudes (aprende más sobre las solicitudes en este artículo).
La creación, gestión y visualización de Grupos de permisos está limitada por los perfiles de usuario:
- Administrador: es el único perfil que puede crear grupos y ver toda su información.
- Supervisor: verá únicamente la información de su grupo.
- Usuario: solo verá su propia información.
- Perfil personalizado: como su nombre indica, sus roles podrán ser elegidos a medida.
En este artículo puedes leer más acerca del funcionamiento de cada tipo de perfil.
¿Cómo crear un grupo?
En el menú superior, accede al apartado “Administrar”. Dentro de esta pantalla, en la esquina superior derecha, dirígete a la pestaña de grupos y haz clic en “Crear nuevo grupo”.
A continuación, elige el tipo de grupo (permisos, validación o solicitud) y rellena su nombre y descripción (opcional):
Finalmente, entrando en el grupo que acabas de crear, puedes editar varios aspectos, utilizando las pestañas de la parte superior derecha: desde “Información”, puedes modificar varios datos básicos del grupo y, desde “Miembros”, puedes elegir qué personas formarán parte de él:
Es importante tener en cuenta que una persona puede pertenecer a varios grupos de validación, pero solamente puede pertenecer a un grupo de permisos. Por eso, al editar un grupo de permisos, las personas que ya pertenezcan a uno no podrán ser añadidas.
¿Cómo limitar el acceso a ciertos documentos por parte de un grupo de permisos?
Por defecto, los documentos pertenecerán al grupo del usuario creador, si éste forma parte de un grupo.
Además, el grupo al que pertenece el documento se podrá modificar manualmente siempre que sea necesario, entrando al documento, desde la pestaña de información del menú lateral derecho:
¿Cómo limitar el acceso a ciertas plantillas a un grupo de permisos?
En el caso de las plantillas, por defecto, pueden ser editadas por todos los usuarios con permiso para gestionar plantillas y utilizadas por todos los usuarios.
Puedes limitar estos permisos a ciertos grupos, entrando al apartado de información de la pestaña de ajustes de la plantilla:
