Saca el máximo partido a tu Workspace usando metadatos y creando vistas personalizadas para clasificar, realizar seguimientos y controlar de forma centralizada el ciclo de vida de los contratos.
¿Qué son los metadatos y para qué sirven?
Los metadatos son datos obtenidos de las distintas fases del proceso documental. Por ejemplo, son metadatos tanto la fecha de creación de un documento, como el usuario que lo ha creado o la plantilla que utiliza.
Gracias a ellos, podemos generar vistas y filtros personalizados que se basen en la información y características que más nos interesen en cada situación.
De un modo más técnico, podemos decir que los metadatos son, literalmente, datos que describen otros datos y sirven para suministrar información sobre el contenido de los datos producidos al generar documentos.
Tipos de metadatos
A. Básicos: Los metadatos básicos son aquellos proporcionados por la plataforma, que se crean con la información elemental del documento.
Algunos de ellos se recopilan solos, como el usuario creador, la fecha de creación, la fecha de modificación, el porcentaje de completación, el estado de la firma o la plantilla utilizada. Otros, en cambio, son editables desde el panel de información, como el nombre del documento, su descripción, su estado (iniciado, en curso, en revisión, revisado o finalizado), el grupo y el usuario asignado.
Además de los mencionados, se sumarán nuevos metadatos al iniciar un proceso de firma, negociación o correo electrónico certificado.
B. Personalizados: Los metadatos personalizados son los que creamos manualmente y podemos rellenar o editar desde el panel de información del documento.
Dado que cada organización es única, la plataforma permite definir, con total flexibilidad, qué metadatos van a usarse (como, por ejemplo, la fecha de expiración del documento, la inclusión o no de una cláusula de penalización, o determinados importes).
Para configurar este tipo de metadatos, tendremos que crear sets personalizados. Los sets de metadatos son “formularios” de metadatos. Se crean desde la sección de Administración (en el menú principal de la plataforma), en la pestaña de Metadatos, siguiendo los siguientes pasos:
1. Hacer clic en “crear set”.
2. Poner un nombre al set y, opcionalmente, agregar una descripción.
3. En el apartado “Detalles”, crear los campos. Pueden ser campos de título, texto corto, texto largo, fecha, número, opción única, opción múltiple y selector (en este artículo puedes encontrar más información sobre cada uno de ellos).
- Una vez hayamos creado los campos, los arrastraremos al formulario de la izquierda haciendo clic en los seis puntitos del borde izquierdo del recuadro de cada campo.
4. En el mismo apartado “Detalles”, podremos buscar y ordenar todos los campos que hayamos ido creando.
5. En el apartado “Ajustes”, además de modificar el nombre y la descripción del set, podremos activar o desactivar las funciones sobre restricciones que nos interesen:
- Si deseamos que el set se aplique a documentos basados en plantillas, deberemos elegir a qué plantillas se aplicará y podremos activar o desactivar la opción de requerir el set cada vez que se cree un documento.
- Si queremos que el set se aplique a documentos cargados en Word o PDF, deberemos activar la opción “incluir set de metadatos” y podremos activar o desactivar la opción de requerir el set cada vez que se suba un documento.
- Para que el set pueda aplicarse a solicitudes, será necesario activar la opción "permitir que el conjunto se aplique en solicitudes".
6. Para que el set empiece a aplicarse, será imprescindible marcar la opción de activación y hacer clic en guardar, en la misma página de “Ajustes”.
Aprende a programar alertas automáticas en sets de metadatos en este artículo.
C. Formulario: Por último, tenemos los metadatos extraídos automáticamente de los valores introducidos en los campos del formulario del documento.
Para que un campo sea usado para generar metadatos, tendremos que haberlo indicado con antelación, al configurar el formulario de la plantilla:
1. Creamos una plantilla o seleccionamos la que queremos editar.
2. En el apartado “Campos”, seleccionamos el campo que queremos que genere metadatos.
3. Hacemos clic en “Opciones avanzadas”, habilitamos la opción “Metadatos del formulario” y guardamos los cambios.
Estos metadatos solamente se generarán y actualizarán al introducir y modificar las respuestas en el formulario, por lo que no serán editables desde el panel de información del documento.
Cómo ver y editar los metadatos de un documento
Durante la creación de los documentos, y a lo largo de su gestión, podemos ver todos los metadatos de un determinado documento y, en los casos ya mencionados, rellenarlos o editarlos.
Para hacerlo, tendremos que abrir el documento en cuestión y acceder a la ventana de “Información” del panel lateral derecho. Allí, encontraremos los metadatos básicos que proporciona la plataforma, los personalizados que rellena el usuario y los que el sistema captura automáticamente del formulario, separados en tres bloques.
Ahora ya sabemos qué son los metadatos, qué tipos existen y cómo configurarlos y rellenarlos. Pero lo más importante es que, gracias a ellos, podemos crear vistas personalizadas para el seguimiento de los contratos. Descubre cómo en este artículo sobre cómo visualizar la información proporcionada por los metadatos gracias a los Reportes.