Negocia contratos de forma eficiente y segura.
Bigle Legal simplifica y agiliza las negociaciones a distancia, eliminando la necesidad de seguir extensas cadenas de correos electrónicos. La funcionalidad de negociación facilita el contacto entre las partes y los miembros de un mismo equipo, a la vez que garantiza la seguridad y transparencia del proceso.
Fases del proceso de negociación
Cada proceso de negociación es único y variará en función de sus necesidades, pero hay algunas fases que siempre están presentes. En la tabla que se muestra a continuación, puedes ver un resumen de las acciones que se siguen en un proceso de negociación y qué parte las realiza:
| Parte interna | Parte externa |
| 1. Inicia el proceso. | |
| 2. Utiliza las opciones de negociación externas. | |
| 3. Utiliza las opciones de negociación internas. | |
| Se repiten las acciones 2 y 3 hasta que ambas partes llegan a un acuerdo. | |
| 4. Finaliza el proceso. |
Toda acción realizada quedará registrada gracias al control de cambios y al historial de versiones. Verás cómo acceder a esta y otra información relevante en los siguientes apartados de este artículo.
Cómo iniciar un proceso de negociación
Para empezar la negociación de un documento, sigue los siguientes pasos:
1. Selecciona el documento. El primer paso es tener a punto el documento en la plataforma. Se pueden negociar tanto documentos creados a partir de plantillas, como subidos de forma externa, siempre que su formato sea “.docx”. Para poder negociar, asegúrate de que el documento no tenga ningún proceso en marcha.
2. Inicia el proceso. Dentro del documento seleccionado, dirígete al apartado “Negociación” en el menú lateral izquierdo. Aquí aparecerá un listado de todos los procesos de negociación que se hayan llevado a cabo para este documento. Utiliza el botón de la parte superior derecha de la pantalla para iniciar un nuevo proceso.
3. Selecciona la versión. En caso de que se hayan llevado a cabo otros procesos previamente, el documento tendrá varias versiones. Deberás elegir sobre qué versión del documento quieres negociar.
El proceso de negociación que inicies generará una nueva versión del documento tomando como punto de partida la que selecciones. Una vez iniciado el proceso, la versión generada será independiente de las demás, así que no modificará los datos ni los metadatos de ningún proceso previo.
4. Revisa los detalles. Accederás a la pantalla que se muestra en la imagen de más abajo, desde la cual puedes terminar de editar el documento si lo consideras necesario. También puedes cambiar la versión elegida utilizando el botón “Cambiar versión” de la barra superior, así como utilizar las opciones de negociación de la parte interna.
5. Inicia la negociación. Cuando esté todo listo, haz clic en “Iniciar negociación”.
6. Añade la contraparte. A continuación, deberás rellenar los datos de la contraparte: nombre, apellidos y correo electrónico.
7. Envía el correo electrónico. Puedes editar el asunto y el mensaje del correo electrónico que la contraparte recibirá, en el que se le facilitará un enlace al documento para que pueda añadir sus sugerencias. Cuando termines de personalizar el texto del correo, haz clic en “Enviar a negociar”.
Al iniciar el proceso de negociación, el sistema creará automáticamente una tarea. A partir de este momento, la parte interna podrá acceder a este proceso desde el mismo documento y desde la pestaña de Tareas del menú principal de la plataforma. Descubre más sobre las tareas en este artículo.
Opciones de negociación de la parte externa
Si te han invitado a negociar un documento desde Bigle Legal, recibirás un correo electrónico con un enlace mediante el que podrás entrar al documento. Una vez hayas accedido a él, dispones de las siguientes opciones de negociación:
- Introducir sugerencias. Puedes sugerir cambios en el documento editándolo directamente. El editor te permite hacer uso del panel de propiedades, que se despliega haciendo clic en el botón rectangular de la parte superior derecha. Después de hacer los cambios, haz clic en “Guardar”.
- Visualizar y gestionar cambios. Cuando se hayan introducido cambios, se activará un panel en la parte derecha del editor (si cierras el panel, puedes volver a abrirlo haciendo clic encima de cualquier cambio o comentario). En el apartado “Cambios” podrás visualizar todos los cambios realizados, filtrarlos por usuario y tipo (según si se ha insertado o eliminado texto) con los desplegables de la parte superior, y aceptar o rechazar las propuestas de la parte contraria.
- Añadir comentarios. Seleccionando una parte del texto y haciendo clic derecho, podrás acceder a la opción “Nuevo comentario” y agregar comentarios para la otra parte.
- Visualizar y gestionar comentarios. Cuando haya comentarios, podrás verlos en el panel derecho, en el apartado “Comentarios” (recuerda que puedes volver a abrirlo haciendo clic encima de cualquier cambio o comentario). Cada comentario irá acompañado del nombre del autor, así como de la fecha y hora en las que se ha escrito. Haciendo clic en los tres puntos de su parte derecha, lo podrás responder o resolver (si eres el autor del comentario, también podrás editarlo o eliminarlo).
- Finalizar tu parte de la negociación. Después de insertar todas tus sugerencias, comentarios y respuestas, dirígete a la barra superior y haz clic primero en “Guardar” y luego en “Finalizar”. Se abrirá una ventana desde la cual podrás redactar el mensaje del correo electrónico con el que se notificará a la otra parte. Envíalo con el botón “Finalizar y enviar”.
- Descargar una copia del documento con tus cambios. Cuando hayas finalizado tu parte de la negociación y enviado el correo electrónico a la contraparte, te aparecerá la opción de descargarte una copia del documento.
Volverás a ser notificado cuando la contraparte dé el próximo paso y recibirás una copia de la última versión del documento cuando el proceso de negociación se dé por concluido con éxito.
Opciones de negociación de la parte interna
La parte interna puede acceder al entorno de negociación desde dentro de la plataforma. También recibirá un correo electrónico de la contraparte cuando termine de introducir sus sugerencias, con un enlace al documento.
Las funciones de negociación disponibles desde la plataforma son parecidas a las de la parte externa, pero con algunas opciones adicionales:
- Introducir sugerencias. Puedes hacer cambios en el documento utilizando el editor. Después de hacer tus sugerencias, recuerda guardar los cambios.
Activar la opción “Control de cambios” hará que quede constancia de los cambios que realices personalmente. Esta opción está situada en la parte derecha del menú del editor.
- Visualizar y gestionar cambios. Cuando se hayan introducido cambios, se activará un panel en la parte derecha del editor (el panel también se abrirá haciendo clic encima de cualquier cambio o comentario). En el apartado “Cambios” podrás visualizar todos los cambios realizados, filtrarlos por usuario y tipo (según si se ha añadido o eliminado texto) con los desplegables de la parte superior, y aceptar o rechazar las propuestas de la parte contraria.
- Añadir comentarios. Seleccionando una parte del texto y haciendo clic derecho, podrás acceder a la opción “Nuevo comentario” y agregar comentarios para la otra parte.
- Visualizar y gestionar comentarios. Cuando haya comentarios, podrás verlos en el panel derecho, en el apartado “Comentarios” (recuerda que también puedes abrir el panel haciendo clic encima de cualquier cambio o comentario). Cada comentario irá acompañado del nombre del autor, así como de la fecha y hora en las que se ha escrito. Haciendo clic en los tres puntos de su parte derecha, lo podrás responder o resolver (si eres el autor del comentario, también podrás editarlo o eliminarlo).
- Acceder a las opciones del panel lateral derecho:
- Información. Visualiza los datos generales del proceso.
- Actividad. Revisa todas las acciones realizadas en la negociación.
- Historial de versiones. Accede a todas las versiones del documento generadas durante el proceso.
- Opciones de equipo. Agrega notas privadas y menciones. Los compañeros de equipo y seguidores no negocian directamente con la otra parte, pero pueden acceder al proceso y usar todas las opciones de equipo, y son notificados de las actualizaciones de la negociación por correo electrónico.
- Reenviar la negociación. Después de introducir y guardar todas tus sugerencias, comentarios y respuestas, puedes reenviar el documento a la contraparte haciendo clic en el botón “Reenviar negociación”. Se abrirá una ventana desde la cual podrás redactar el mensaje del correo electrónico con el que se notificará a la otra parte.
- Finalizar la negociación. Cuando se llegue a un acuerdo y la negociación se dé por finalizada con éxito, haz clic en “Finalizar” en la barra superior. Después de realizar esta acción, ya no se podrá continuar negociando y ambas partes recibiréis la última versión del documento por correo electrónico.
- Cancelar la negociación. En caso de no querer continuar con el proceso de negociación, haz clic en “Cancelar negociación”. Esta acción irreversible hará que el proceso se dé por concluido.
Ten en cuenta que finalizar o cancelar el proceso de negociación también finalizará su tarea correspondiente de forma automática.
Al finalizar o cancelar la negociación, esta seguirá apareciendo en el listado de negociaciones, desde el cual podrá ser consultada. Desde esta misma pantalla, se puede iniciar otra negociación si es necesario: