Negociación

Optimización y seguridad en la gestión contractual

Bigle permite gestionar negociaciones contractuales de manera segura, eliminando la necesidad de intercambiar múltiples correos electrónicos y garantizando un proceso transparente.

La funcionalidad de negociación facilita la comunicación entre las partes involucradas, incluyendo los miembros internos de una organización y sus contrapartes externas.

Fases del proceso de negociación

Cada negociación es única y puede variar según las necesidades del contrato, pero generalmente sigue las siguientes fases:

1. Inicio por el usuario: la negociación comienza cuando el usuario selecciona un documento y activa el proceso dentro de la plataforma.
2. Envío a la contraparte: una vez completado los datos de la contraparte, el documento es enviado via email a la contraparte para que revise y sugiera modificaciones.
3. Revisión de la contraparte: la contraparte realiza cambios, o comentarios, en caso de ser necesario.
4. Envío a la parte: el documento vuelve al usuario de la plataforma que inició la negociación para su evaluación.
5. Acciones del usuario: el usuario analiza los cambios sugeridos y decide si los acepta, rechaza, propone nuevas modificaciones o comenta o responde comentarios.
6. Iteración del proceso: la negociación puede repetirse varias veces hasta alcanzar un acuerdo o concluir sin éxito.
7. Finalización del proceso: una vez acordado el contenido de la versión final, la negociación se da por concluida.

Las acciones realizadas se registran en la pestaña de "Actividad" del panel derecho, lo que garantiza la trazabilidad del proceso. En otra pestaña del mismo panel, llamada "Historial de versiones", se almacenan los documentos generados en cada etapa del proceso.

1. Inicio de un proceso de negociación

Para comenzar la negociación de un documento en Bigle, sigue estos pasos:

1.1 Selección del documento

Antes de iniciar una negociación, es necesario contar con un documento cargado en la plataforma. Se pueden negociar documentos creados desde plantillas o subidos manualmente en formato .docx. 

Recuerda que no podrás iniciar el proceso de negociación si el documento está involucrado en otro proceso activo.

1.2 Inicio del proceso

Dentro del documento seleccionado, dirígete al botón "Añadir paso" ubicado en el panel lateral izquierdo y selecciona la opción "Negociación".

Al seleccionar “Negociación”, aparecerá un tercer panel en el lado derecho.

En la parte superior de este panel, verás una breve descripción del proceso de “Negociación”. Justo debajo, encontrarás un campo donde podrás elegir la versión a negociar, entre las versiones generadas en procesos anteriores. Lo habitual es que se negocie la versión más actualizada del ciclo de vida del documento.

En este tercer panel, se mostrarán todas las versiones finales de los procesos anteriores para que elijas la que deseas utilizar. Una vez seleccionada la versión, haz clic en “Seleccionar”.

Dentro del proceso de Clica en “Iniciar negociación” para dar comienzo a la negociación.

1.3 Agregar la contraparte y configurar la notificación

Para que la contraparte pueda participar en la negociación, es necesario completar dos aspectos fundamentales:

1. Introducir el nombre y apellidos de la contraparte. Esto permite identificar correctamente a la persona con la que se negociará.
2. Configurar la notificación:
   1. Si activas la opción de notificación  por correo electrónico, la contraparte recibirá un correo automático con un enlace al documento.
   2. Si decides desactivar la notificación, el acceso a la negociación deberá ser compartido manualmente mediante el enlace de acceso proporcionado por parte de la plataforma.

1.4 Selección del tipo de negociación

A. En caso de haber activado la notificación vía email.
Debes elegir entre:

• Edición en el editor integrado: la contraparte realizará cambios directamente en el editor de textos provisto en la plataforma.
• Edición con editor de texto externo: la contraparte deberá descargar el documento, realizar cambios en su propio editor de texto y luego volver a subirlo a la plataforma.

B. Si no has activado la notificación vía email.

Si decides no activar la notificación por correo electrónico, la plataforma asumirá que gestionarás el proceso de envío y notificación de forma manual, enviando el enlace al documento a la contraparte por otros medios.

En este caso, después de haber rellenado los datos de la contraparte (nombre y apellido), se te indicará un paso específico donde se explicarán las implicaciones de esta opción y las instrucciones para asegurarte de que las versiones del documento se mantengan actualizadas en la plataforma.

Una vez enviado el proceso de negociación

Al comenzar el proceso de negociación, serás dirigido automáticamente a la pestaña de Información del proceso. El contenido de esta pestaña variará dependiendo de las opciones que hayas elegido durante la creación del proceso:

A. Si has activado la opción de notificar a la contraparte por correo electrónico: 

1. 1. Estado: Indica la fase en la que se encuentra la negociación. Puede mostrar uno de los siguientes estados: "No enviado", "Pendiente", "En negociación", "Enviada", "Devuelta", "Cancelado" o "Finalizado".
   2. Tipo de negociación: Especifica el formato de edición seleccionado para la gestión del documento por parte de la Contraparte (Edición en el editor integrado o Edición con editor de texto externo).
   3. Nombre: Muestra el nombre y apellidos de la Contraparte.
   4. Correo electrónico: Indica la dirección de correo electrónico de la Contraparte.
   5. Enlace a la negociación: Proporciona la URL de acceso al proceso de negociación. Si la Contraparte pierde el correo de invitación, se le puede compartir este enlace para que acceda nuevamente.
   6. Asunto: Texto del asunto del correo electrónico enviado a la Contraparte.
   7. Conversación: Registra el historial de mensajes intercambiados entre ambas partes cada vez que la negociación es enviada o devuelta.

B. Si no notificas a la contraparte mediante correo electrónico: 

1. 1. Estado: Indica la fase en la que se encuentra la negociación. Puede mostrar uno de los siguientes estados: "No enviado", "Pendiente", "En negociación", "Enviada", "Devuelta", "Cancelado" o "Finalizado".
   2. Tipo de negociación: Especifica el formato de edición seleccionado para la gestión del documento por parte de la Contraparte (Edición en el editor integrado o Edición con un editor de texto externo).
   3. Enlace a la negociación: Proporciona la URL de acceso al proceso de negociación. Si la Contraparte pierde el correo de invitación, se le puede compartir este enlace para que acceda nuevamente. 

2. Vista de la negociación por parte de la contraparte

Si activas la notificación por correo, la Contraparte recibirá un enlace para acceder al documento y verá opciones según el tipo de edición seleccionado.

2.1 Edición con el editor integrado

Cuando la contraparte recibe la invitación a negociar, puede:

• Aceptar la negociación en el botón verde del panel derecho si no requiere realizar cambios.
• Realizar modificaciones, cada cambio introducido se hará mediante el control de cambios activado automáticamente.

• Introducir comentarios desde el panel lateral de control de cambios.
• Enviar la negociación de vuelta una vez finalizados sus cambios.

2.2 Edición con editor de texto externo

- Aceptar la negociación. Clica en “Aceptar negociación” si no tienes cambios a realizar en el documento.

- Introducir sugerencias. Sigue los pasos descritos en la plataforma: en el paso uno, haz clic en “Descargar versión” para descargar el documento.

A continuación, abre el documento en tu editor de textos de preferencia (Word, Google Docs…) y realiza las sugerencias necesarias con el control de cambios activado. Después, vuelve a tu navegador para seguir con el paso dos, en la pestaña de la negociación: haz clic en “Subir versión” y selecciona el nuevo archivo con los cambios.

- Visualizar y gestionar cambios. Una vez hayas subido el archivo, aparecerá un panel que muestra los cambios o comentarios (si cierras el panel, puedes volver a abrirlo haciendo clic encima de cualquier cambio o comentario). En el apartado “Cambios” podrás visualizar todos los cambios realizados, filtrarlos por usuario y tipo (según si se ha insertado o eliminado texto).

- Finalizar tu parte de la negociación. Después de insertar todas tus sugerencias, haz clic en “Enviar negociación”, en la parte inferior del panel derecho. Se abrirá una ventana desde la cual podrás redactar el mensaje del correo electrónico con el que se notificará a la otra parte. Envíalo con el botón “Finalizar y enviar”.

- Descargar una copia del documento con tus cambios. Cuando hayas finalizado tu parte de la negociación y enviado el correo electrónico a la contraparte, te aparecerá la opción de descargarte una copia del documento.

Opciones de negociación del usuario de la plataforma

El usuario de la plataforma que inició la negociación, o las personas con las que decidas participar en la negociación, pueden acceder al entorno de negociación desde dentro de la plataforma. También recibirán un correo electrónico de la contraparte cuando termine de introducir sus sugerencias, junto con un enlace al documento negociado.

Las funciones de negociación disponibles desde la plataforma son parecidas a las de la contraparte, pero con algunas opciones adicionales:

- Introducir sugerencias. Puedes hacer cambios en el documento utilizando el editor. Después de hacer tus sugerencias, recuerda guardar los cambios.

- Visualizar y gestionar cambios. Cuando se hayan introducido cambios, se activará un panel en la parte derecha del editor (el panel también se abrirá haciendo clic encima de cualquier cambio o comentario). En el apartado “Cambios” podrás visualizar todos los cambios realizados, filtrarlos por usuario y tipo (según si se ha añadido o eliminado texto) con los desplegables de la parte superior, y aceptar o rechazar las propuestas de la parte contraria.

- Añadir comentarios. Seleccionando una parte del texto y haciendo clic derecho, podrás acceder a la opción “Nuevo comentario” y agregar comentarios para la otra parte.

- Visualizar y gestionar comentarios. Cuando haya comentarios, podrás verlos en el panel derecho, en el apartado “Comentarios” (recuerda que también puedes abrir el panel haciendo clic encima de cualquier cambio o comentario). Cada comentario irá acompañado del nombre del autor, así como de la fecha y hora en las que se ha escrito. Haciendo clic en los tres puntos de su parte derecha, lo podrás responder o resolver (si eres el autor del comentario, también podrás editarlo o eliminarlo).

- Acceder a las opciones del panel lateral derecho:

• Información. Visualiza los datos generales del proceso.
• Actividad. Revisa todas las acciones realizadas en la negociación.
• Historial de versiones. Accede a todas las versiones del documento generadas durante el proceso.
• Opciones de equipo. Agrega notas privadas y menciones. Los compañeros de equipo y seguidores no negocian directamente con la otra parte, pero pueden acceder al proceso y usar todas las opciones de equipo, y son notificados de las actualizaciones de la negociación por correo electrónico.
• Metadatos. Accede al resumen de la información relacionada con el documento, como el usuario que lo creó, la fecha de creación y modificación o el estado, entre otros. También puedes añadir metadatos personalizados en esta sección.
• Ficheros. Podrás visualizar los ficheros en caso de que hayan sido añadidos a un determinado campo del formulario durante la creación del documento o añade nuevos ficheros.
• Asistente de IA Accede a Libra, el asistente de inteligencia artificial jurídica de Bigle.

- Reenviar la negociación. Después de introducir y guardar todas tus sugerencias, comentarios y respuestas, puedes reenviar el documento a la contraparte haciendo clic en el botón “Reenviar negociación”. Se abrirá una ventana desde la cual podrás redactar el mensaje del correo electrónico con el que se notificará a la otra parte.

- Finalizar la negociación. Cuando se llegue a un acuerdo y la negociación se dé por finalizada con éxito, haz clic en “Finalizar” en la barra superior. Después de realizar esta acción, ya no se podrá continuar negociando y ambas partes recibiréis la última versión del documento por correo electrónico.

- Cancelar la negociación. En caso de no querer continuar con el proceso de negociación, haz clic en “Cancelar negociación”. Esta acción irreversible hará que el proceso se dé por concluido.

Al finalizar o cancelar la negociación, esta seguirá apareciendo en el panel de procesos de la izquierda, desde el cual podrá ser consultada. Desde esta misma pantalla, se puede iniciar otra negociación si es necesario: