Validación

La validación es un proceso que permite que una persona o un determinado grupo de personas supervisen y aprueben el documento.

Este proceso es opcional, y se puede llevar a cabo tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, se puede mandar un documento a validar: antes de firmarlo, después de una negociación, antes y después de la negociación, etc.

 

En un proceso de validación intervienen: 

• El solicitante de la validación. Es la persona que inicia el proceso para solicitar la validación a una determinada persona o grupo de personas.
• El validador. Es la persona que supervisará y aprobará la validación. Puede realizar cambios en el documento o pedir cambios al solicitante de la validación.
• Un grupo de validadores. Un conjunto de personas, de las cuales una deberá validar el documento. Aprende aquí a crear grupos de validadores.
• Los seguidores de la validación (se pueden añadir opcionalmente). Se trata de personas que estarán al corriente de la actividad que se lleve a cabo durante el proceso de validación.
  
  

Tipos de documentos que se pueden validar:

• Creados a partir de plantillas en la plataforma.
• Subidos externamente:
  • En formato docx (Word).
  • PDF.

 

En este artículo aprenderás a realizar las principales acciones de la validación, en función del papel que desempeñas en el proceso:

Cómo solicitar una validación - Solicitante

Cómo asignar y desasignar la validación - Solicitante / Validador / Grupo de validadores

Cómo ver la información del proceso y añadir notas - Solicitante / Validador / Grupo de validadores / Seguidores

Cómo hacer cambios en el documento - Validador

Cómo pedir cambios en el documento - Validador

Cómo realizar los cambios que te han pedido en un proceso de validación - Solicitante

Cómo aprobar la validación - Validador

Cómo cancelar una solicitud de validación - Solicitante / Validador

 

El orden y la presencia de estas acciones variarán en cada proceso. Por ejemplo, se podría dar un caso en el que se solicita una validación y esta sea directamente aprobada por el validador; otro en el que después de la solicitud hay que realizar cambios varias veces hasta proceder a la validación final; etc. 

Cómo solicitar una validación

Acción realizable por: Solicitante

1. Para empezar, deberás dirigirte al apartado de Validación del menú lateral izquierdo de procesos.

2. Luego, haz clic en “Iniciar nuevo proceso”.

3. A continuación, deberás seleccionar la versión del documento a validar.

4. En este punto, desde el editor, aún puedes realizar cambios en la versión del documento que será enviada a validar. El control de cambios estará activado por defecto, registrando cualquier edición en el documento. Si quieres desactivarlo, haz clic en “Control de cambios”:

Cuando esté todo listo, guarda los cambios y luego haz clic en “Solicitar validación”. En caso de ser necesario, en la misma barra también cuentas con las opciones de cancelar la validación o cambiar la versión del documento.

5. Para proceder, deberás seleccionar los validadores (puedes elegir entre personas o grupos) y seguidores (opcionalmente). Para elegir un grupo, debes haberlo creado previamente como se indica en este artículo. 

6. Finalmente, indica una fecha de vencimiento (meramente informativa y que no está vinculada con ningún sistema de notificación, pero que le da contexto al validador sobre en qué fecha se espera su respuesta), añade la información que consideres necesaria para el mensaje del correo (que recibirán los validadores y seguidores) y haz clic en “Enviar validación”.

 

Cómo asignar y desasignar la validación

Acción realizable por: Solicitante / Validador / Grupo de validadores

Cualquier validador o miembro del grupo de validadores puede:

• Asignarse la validación a sí mismo (si solamente se ha elegido un validador, le será asignada de forma automática).
• Asignarla a otra persona.
• Desasignarla.

El solicitante, por otro lado:

• Puede desasignarla o asignarla. 
• No puede asignársela a sí mismo.

 

Desde dentro del documento a validar:

Si se han elegido varios validadores (formen o no parte de un grupo), estos podrán asignarse la validación entrando al documento a validar y haciendo clic en “Asignarme a mí mismo”.

Desde el apartado de tareas:

Las opciones “Asignarme la tarea”, “Asignar a” y “Desasignar” se encuentran haciendo clic en los tres puntos de la parte derecha del proceso, y tienen acceso a ellas tanto el solicitante, como el validador o los miembros del grupo de validadores:

 

Cómo ver la información del proceso y añadir notas

Acción realizable por: Solicitante / Validador / Grupo de validadores / Seguidores

Todos los implicados en el proceso pueden acceder a la información principal de la validación entrando en el documento y navegando por el menú lateral derecho:

Como puedes ver en la imagen anterior, es en el apartado de comentarios donde tienes la posibilidad de dejar nuevas notas, ver las notas resueltas, mencionar y añadir compañeros.

 

Cómo hacer cambios en el documento

Acción realizable por: Validador

Si has sido designado validador en un proceso de validación:

• Recibirás una notificación vía correo electrónico con un enlace al documento. 
• También puedes acceder al documento desde la plataforma, haciendo clic en su nombre desde el módulo de tareas.
• Otra forma de acceder es desde el proceso de validación del propio documento. 

Una vez dentro del documento, puedes revisarlo y editarlo. El control de cambios estará activado por defecto, registrando cualquier cambio en el documento. Si quieres desactivarlo, haz clic en “Control de cambios”:

 

Cuando los cambios estén terminados, haz clic en el botón “Guardar”:

Cómo solicitar cambios en el documento

Acción realizable por: Validador

En el caso de querer pedir cambios al solicitante de la validación, deberás acceder al documento y hacer clic en “Solicitar cambios” en la barra superior:

Se abrirá una ventana en la que podrás detallar en el correo electrónico (que recibirán el solicitante y los seguidores de la validación) el listado de las modificaciones que sean necesarias. 

Cómo realizar los cambios que te han pedido en un proceso de validación

Acción realizable por: Solicitante

Si eres el solicitante de una validación, es posible que el validador te pida que realices cambios en el documento, previo a su aprobación final. Cuando eso suceda, serás notificado a través de un correo electrónico de parte del validador.

Para proceder, simplemente entra en el documento (ya sea a través del enlace del correo electrónico o desde la plataforma) e introduce los cambios solicitados. El control de cambios estará activado por defecto, registrando cualquier edición en el documento. Si quieres desactivarlo, haz clic en “Control de cambios”:

No olvides guardar los cambios:

Para terminar, haz clic en “Reenviar validación” para que el validador pueda continuar con el proceso.

Cómo aprobar la validación

Acción realizable por: Validador

Para aprobar la validación, entra en el documento y haz clic en “Aprobar” en la barra superior:

Para que el documento sea definitivamente validado, será necesario añadir el texto que acompañará el correo electrónico de aprobación enviado al solicitante y los seguidores:

Cómo cancelar una solicitud de validación

Acción realizable por: Solicitante y validador

Tanto el solicitante como el validador pueden cancelar la validación entrando en el proceso y haciendo clic en “Cancelar validación”, en la barra superior:

Al cancelar la validación, los validadores y seguidores serán informados de ello vía correo electrónico. El proceso se dará por finalizado y, por lo tanto, ya será posible iniciar nuevamente cualquier otro proceso.