La validación es un proceso que permite que una persona o un determinado grupo de personas supervisen y aprueben el documento.
Este proceso es opcional, y se puede llevar a cabo tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, se puede mandar un documento a validar: antes de firmarlo, después de una negociación, antes y después de la negociación, etc.
En un proceso de validación intervienen:
- El solicitante de la validación. Es la persona que inicia el proceso para solicitar la validación a una determinada persona o grupo de personas.
- El validador. Es la persona que supervisará y aprobará la validación. Puede realizar cambios en el documento o pedir cambios al solicitante de la validación.
- Un grupo de validadores. Un conjunto de personas, de las cuales una deberá validar el documento. Aprende aquí a crear grupos de validadores.
- Los seguidores de la validación (se pueden añadir opcionalmente). Se trata de personas que estarán al corriente de la actividad que se lleve a cabo durante el proceso de validación.
Tipos de documentos que se pueden validar:
- Creados a partir de plantillas en la plataforma.
- Subidos externamente:
- En formato docx (Word).
- PDF.
En el caso de los documentos PDF, dado que no son editables, si se solicitan cambios habrá que realizar los cambios al documento editable original y renderizar una nueva versión del PDF, cancelar el proceso de validación e iniciar uno de nuevo.
En este artículo aprenderás a realizar las principales acciones de la validación, en función del papel que desempeñas en el proceso:
Cómo solicitar una validación - Solicitante
Cómo asignar y desasignar la validación - Solicitante / Validador / Grupo de validadores
Cómo ver la información del proceso y añadir notas - Solicitante / Validador / Grupo de validadores / Seguidores
Cómo hacer cambios en el documento - Validador
Cómo pedir cambios en el documento - Validador
Cómo realizar los cambios que te han pedido en un proceso de validación - Solicitante
Cómo aprobar la validación - Validador
Cómo cancelar una solicitud de validación - Solicitante / Validador
El orden y la presencia de estas acciones variarán en cada proceso. Por ejemplo, se podría dar un caso en el que se solicita una validación y esta sea directamente aprobada por el validador; otro en el que después de la solicitud hay que realizar cambios varias veces hasta proceder a la validación final; etc.
Cómo solicitar una validación
Acción realizable por: Solicitante
Antes de solicitar una validación, asegúrate de que no hay ningún otro proceso en marcha sobre ese documento. Tanto si se trata de un documento creado en la plataforma, como si se trata de un documento externo, deberás acceder a él y, una vez revisada la información, hacer clic en “Terminar borrador”. Esto hará que se active la opción de “Añadir paso” en el menú lateral de procesos.
1. Para empezar, deberás añadir un nuevo paso de validación desde el menú lateral izquierdo de procesos. Haz clic en “Añadir paso” y escoge “Validación” en el menú desplegable.
Al hacer clic en “Validación”, se desplegará un tercer panel. En la parte inferior podrás seleccionar la versión del documento que deseas utilizar en la validación que estás iniciando. Clica sobre la opción deseada y pulsa “Seleccionar”.
En este punto, desde el editor, aún puedes realizar cambios en la versión del documento que será enviada a validar. El control de cambios estará activado por defecto, registrando cualquier edición en el documento. Si quieres desactivarlo, haz clic en “Control de cambios”:
Cuando esté todo listo, guarda los cambios y luego haz clic en “Solicitar validación”. En caso de ser necesario, en la misma barra también cuentas con las opciones de cancelar la validación o cambiar la versión del documento.
2. Luego, haz clic en “Solicitar validación”.
3. Para proceder, deberás seleccionar los validadores (puedes elegir entre personas o grupos) y colaboradores adicionales (opcionalmente). Para elegir un grupo, debes haberlo creado previamente como se indica en este artículo.
4. A continuación, indica una fecha de vencimiento (meramente informativa y que no está vinculada con ningún sistema de notificación, pero que le da contexto al validador sobre en qué fecha se espera su respuesta), añade la información que consideres necesaria para el mensaje del correo (que recibirán los validadores y seguidores) y haz clic en “Enviar validación”.
A partir de este momento, el documento deja de ser editable por el solicitante de la validación, dado que la responsabilidad de la validación pasa al validador. El solicitante podrá volver a editar el documento si así lo requiere el validador en próximos pasos.
Cómo asignar y desasignar la validación
Acción realizable por: Solicitante / Validador / Grupo de validadores
Cualquier validador o miembro del grupo de validadores puede:
- Asignarse la validación a sí mismo (si solamente se ha elegido un validador, le será asignada de forma automática).
- Asignarla a otra persona.
- Desasignarla.
El solicitante, por otro lado:
- Puede desasignarla o asignarla.
- No puede asignársela a sí mismo.
Estas acciones se realizan desde dentro del documento a validar o desde el apartado de tareas del menú superior de la plataforma.
Recuerda que en el apartado de tareas puedes acceder a las validaciones y filtrar las tareas por su nombre, según si están o no finalizadas, según a quién están asignadas, etc.
Cómo ver la información del proceso y añadir notas
Acción realizable por: Solicitante / Validador / Grupo de validadores / Seguidores
Todos los implicados en el proceso pueden acceder a la información principal de la validación entrando en el documento y navegando por el menú lateral derecho:
Clica en el apartado “Opciones de equipo” para acceder a las notas y participantes de la validación. En esta sección, el o los validadores y el resto de participantes en la validación pueden interactuar por medio de notas. En la sección “Opciones de equipo” encontrarás tres pestañas:
- Notas: cualquiera de los participantes puede añadir notas escribiéndolas en la caja de texto de la parte inferior y clicando en “Comentar”.
- Resueltas: en esta pestaña aparecen todas las notas de la validación que ya han sido resueltas. Para resolver una nota, haz clic en el tick que aparece a su lado en la pestaña de “Notas”.
- Participantes: todos los participantes de la validación aparecen en esta pestaña. Desde aquí puedes añadir nuevos participantes o eliminarlos.
Otra manera de añadir un participante en la negociación es escribir su correo electrónico en una nota. Esto hará que le llegue una notificación a su bandeja de correo para que pueda entrar a la validación. Este nuevo participante aparecerá en la pestaña “Participantes”.
Cómo hacer cambios en el documento
Acción realizable por: Validador
Si has sido designado validador en un proceso de validación:
- Recibirás una notificación vía correo electrónico con un enlace al documento.
- También puedes acceder al documento desde la plataforma, haciendo clic en su nombre desde el módulo de tareas.
- Otra forma de acceder es desde el proceso de validación del propio documento.
Una vez dentro del documento, puedes revisarlo y editarlo. El control de cambios estará activado por defecto, registrando cualquier cambio en el documento. Si quieres desactivarlo, haz clic en “Control de cambios”:
Cuando los cambios estén terminados, haz clic en el botón “Guardar”:
Cómo solicitar cambios en el documento
Acción realizable por: Validador
En el caso de querer pedir cambios al solicitante de la validación, deberás acceder al documento y hacer clic en “Solicitar cambios” en la barra superior:
Se abrirá una ventana en la que podrás detallar en el correo electrónico (que recibirán el solicitante y los seguidores de la validación) el listado de las modificaciones que sean necesarias en la caja “Texto del email”.
Cómo realizar los cambios que te han pedido en un proceso de validación
Acción realizable por: Solicitante
Si eres el solicitante de una validación, es posible que el validador te pida que realices cambios en el documento, previo a su aprobación final. Cuando eso suceda, serás notificado a través de un correo electrónico de parte del validador.
Para proceder, simplemente entra en el documento (ya sea a través del enlace del correo electrónico o desde la plataforma) e introduce los cambios solicitados. El control de cambios estará activado por defecto, registrando cualquier edición en el documento. Si quieres desactivarlo, haz clic en “Control de cambios”:
No olvides guardar los cambios:
Para terminar, haz clic en “Reenviar validación” para que el validador pueda continuar con el proceso.
Cómo aprobar la validación
Acción realizable por: Validador
Para aprobar la validación, entra en el documento y haz clic en “Aprobar” en la barra superior:
Para que el documento sea definitivamente validado, será necesario añadir el texto que acompañará el correo electrónico de aprobación enviado al solicitante y los seguidores:
Cómo cancelar una solicitud de validación
Acción realizable por: Solicitante y validador
Tanto el solicitante como el validador pueden cancelar la validación entrando en el proceso y haciendo clic en “Cancelar validación”, en la barra superior:
Al cancelar la validación, los validadores y seguidores serán informados de ello vía correo electrónico. El proceso se dará por finalizado y, por lo tanto, ya será posible iniciar nuevamente cualquier otro proceso.